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Você priorizou o que deve fazer primeiro, depois organizou suas tarefas para fazê-las serem concluídas no prazo, e agora, qual o próximo passo? Fazer as tarefas! Manter-se concentrado, tendo intervalos programados, e fazendo o tempo de trabalho render muito mais. Mas como?

Distribuição de tempo 5/1

Se eu lhe disser que para render mais você vai trabalhar apenas 80% do seu tempo disponível, provavelmente você achará absurdo. Mas se antes disso eu lhe disser que, segundo pesquisas da DeskTime, 40% dos trabalhadores americanos desperdiçam 3 horas (37,5% de uma jornada de 8 horas) por dia no trabalho? Que, segundo essa mesma pesquisa, desse tempo trabalhado apenas 50% é produtivo? Isso significa, na mesma jornada de 8 horas, que 2,5 horas são improdutivas, 3 horas desperdiçadas e apenas 2,5 horas em média são produtivas, 31,25% da jornada.

Ah, mas no Brasil a coisa muda, não é? Na verdade, segundo pesquisa veiculada pelo jornal O Globo em novembro de 2014, os próprios funcionários declaram que, em média, apenas 45% do sua jornada de trabalho é gasto com tarefas relacionadas ao trabalho. Se utilizarmos o mesmo princípio dos americanos em que apenas 50% desse tempo é de fato produtivo,chegaremos ao fato de que no Brasil apenas 1,8 horas são produtivas, 1 hora e 48 minutos, 22,5% da jornada de trabalho. Dito tudo isso, 80% de tempo trabalhado produtivo é quase quadruplicar a produtividade média!

A distribuição de tempo 5/1 consiste em manter a proporção de para cada 5 horas trabalhadas termos 1 hora de intervalo. Ou para cada 50 minutos trabalhados termos 10 minutos de intervalo. Ou para cada 25 minutos trabalhados termos 5 minutos de intervalo. E aqui entra uma das técnicas 5/1 mais conhecidas e difundidas, a Técnica Pomodoro.

A Técnica Pomodoro

“The Pomodoro Technique” é uma técnica estabelecida e documentada, desenvolvida na década de 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, e se vale da idéia de que pausas frequentes aumentam a agilidade mental. A única ferramenta que você precisará além de lápis e papel é algo para cronometrar o tempo, e não precisa ser um timer em forma de tomate (que deu origem ao nome da técnica). Existem diversos aplicativos para computadores e dispositivos mobile, com vantagens e desvantagens, gratuitos e pagos, mas seu relógio basta.

Um Pomodoro

Segundo a documentação da técnica pomodoro, um pomodoro é um ciclo de 25 minutos de trabalho concentrado. Nesses 25 minutos você deve atenção exclusiva à sua tarefa. Tudo que não é relacionado à tarefa deve ser feito no intervalo entre pomodoros: ligações, mídias sociais, mensagens de texto, enviar um e-mail, toda distração, tudo que desfoca. No intervalo é aconselhado até que você saia da mesa, para que a mesa seja um local apenas de trabalho. Levante-se e vá pegar uma água, um café, se alongue e volte à mesa apenas para trabalhar no próximo pomodoro.

Proteja o Pomodoro

Enquanto estiver num pomodoro execute apenas aquela tarefa. Caso alguém ligue, ou venha pessoalmente perguntar algo, diga que lhe retornará em alguns minutos. Você deve anotar essas demandas de atenção que surgirem durante o pomodoro para fazer depois, durante seu intervalo ou em um pomodoro dedicado a resolver isso. Assim, pequenas interrupções são evitadas. No entanto, caso surja algo muito importante, que não pode aguardar alguns minutos, interrompa! Apenas evite, mas não deixe de dar atenção para coisas importantes. Depois retome sua tarefa começando um novo pomodoro.

Tarefas Menores e Maiores

Algumas pessoas não acham que a técnica pomodoro seja adequada pra elas, e isso se dá por 03 motivos:

1. Tempo de Menos: algumas tarefas demandam mais que 25 minutos. Nesse caso, tente subdividir a tarefa, ou então execute 2 pomodoros seguidos e depois dê um intervalo dobrado. Pomodoro é uma técnica 5/1, se você precisa de 50 minutos pra concluir uma tarefa e não quer ser interrompido, dê a pausa ao final de 10 minutos (50 minutos trabalhados / 10 minutos de intervalo). Se é uma única tarefa, indivisível, que demandará 3 ou 4 pomodoro, uma pausa no meio do caminho lhe fará bem. Tanto é a recompensa pelo árduo trabalho durante o pomodoro, como também pode trazer o subconsciente pra ativa durante o intervalo, lhe dando um novo fôlego ao retomar o próximo pomodoro.
2. Tempo de Mais: algumas tarefas demandam menos que 25 minutos. Não precisa esperar o alarme tocar para concluir algo. Se resolveu uma tarefa em 5 minutos, dê um intervalo de 1 minutos e comece a próxima tarefa em um novo pomodoro. Com o tempo você terá uma melhor estimativa de quantos pomodoros certas tarefas demandam, e agrupará tarefas pequenas e grandes de modo a utilizar melhor seu tempo.
3. Preciso parar: estou concentrado, num pico produtivo, devo parar? A técnica visa aumentar sua produtividade, não é algo inquebrável, apenas uma orientação. Tente equilibrar com pausas entre as tarefas. Pausas curtas são suas amigas, as longas e distrações é que atrapalham de fato.

Ciclos de Pomodoros

Dentro da técnica pomodoro é pregado que tenhamos 2 tipos de intervalo, curto e longo, sendo o primeiro após cada pomodoro e o segundo após 4 pomodoros. Aqui na Imagética Design nós mudamos um pouco isso com a inserção do intervalo duplo, ou intervalo médio, ficando assim adaptado a dois expedientes de 4 horas em uma jornada de 8 horas de trabalho:

1. Curto: intervalo de 5 minutos. Após 1 pomodoro de 25 minutos, temos um intervalo curto, fechando 30 minutos.

   

2. Duplo ou Médio: intervalo de 10 minutos. Após 4 pomodoros, onde os 3 primeiros tiveram intervalos curtos (03 ciclos de 30 minutos), temos um intervalo duplo, ou seja, os 05 minutos do intervalo curto do pomodoro que acabou, mais 05 minutos do intervalo curto do próximo pomodoro, mudando a ordem pra intervalo primeiro e pomodoro depois.

   

3. Longo: intervalo de 1 ou 2 horas. Após 8 pomodoros chegamos ao meio do expediente, 4 horas de trabalho, sendo 40 minutos de intervalo e 200 minutos trabalhados, 3 horas e 20 minutos de alta produtividade. Bom almoço e bom descanso, volte no outro expediente e repita os 8 ciclos.

   

Passo-a-passo da Técnica Pomodoro

1. Listar: liste todas as tarefas. No dia seguinte, veja se algo novo deve entrar aqui, de acordo com seu registro do dia anterior.
2. Ordenar: ordene as tarefas que deve fazer primeiro, com uma estimativa de quantos pomodoros cada uma levará.
3. Eleger: eleja as tarefas do dia e as tarefas mais importantes. Coloque as mais importantes primeiro, depois as outras.
4. Fazer: faça as tarefas usando a técnica pomodoro.
5. Registrar: registre qualquer nova tarefa que aparecer, interrupções e quantos pomodoros foram utilizados em cada tarefa.
6. Repetir: repita os passos no dia seguinte.

Dicas para ir além

• Pomodoro de E-mail: reserve ao menos 1 pomodoro de cada expediente para ler e responder e-mails. A chave é o equilíbrio. Não deixar de ler e/ou responder, mas não deixar com que aquilo consuma todo seu expediente.
• Pomodoro de Abertura: reserve o primeiro pomodoro a organizar e limpar seu ambiente de trabalho, trazer os materiais e ferramentas que irá precisar, deixar tudo num status de “ok, posso começar agora”, para que não atrapalhe os demais pomodoros.
• Dividir para conquistar: uma vez acostumado com a técnica pomodoro, utilize o pomodoro não apenas para a tarefa, mas reserve alguns minutos do seu começo para recapitular o que será feito, e os minutos finais para revisar o que foi feito. Isso também influenciará na qualidade do seu trabalho.
• Compromisso: se disse a alguém que iria retornar a ligação, procurar ou fazer algo após alguns minutos para proteger um pomodoro, faça-o tão logo seja possível. Se você cumpre com o combinado ninguém vai se importar em esperar, caso contrário as pessoas dirão que não podem esperar e seus pomodoros serão interrompidos.
• Experimente: mesmo sendo uma técnica documentara e útil, pode ter algum aspecto que não funcione individualmente para você. Comece usando conforme visto, depois faça considerações de aspectos negativos que você gostaria de mudar para testar em um dia e daí comparar como saiu o resultado.

Somando Forças: Priorização + Scrummy + Pomodoro

A técnica pomodoro sozinha aumenta a concentração e dividir pequenos intervalos ao longo da jornada para equilibrar tudo. Fica fácil ignorar distrações quando você sabe que vem um intervalo logo à frente, e você poderá dar atenção ao smartphone, mídia social ou colega da mesa ao lado. Mas e como a somarmos com a gestão de tarefas do SCRUMMY e termos ainda melhores resultados?

Elaboração das tarefas

Algo que pode ser levantado quanto às tarefas é “quantos pomodoros precisarei para fazer isso?”, e verificar se a tarefa deve ser subdivida em tarefas menores ou etapas. Isso também ajudará a ter uma estimativa real de sua meta de produção está adequada ou não. Por exemplo, se um dia tem 16 pomodoros, sendo 2 para e-mails e 1 para organização do espaço de trabalho, tenho 13 pomodoros livres em meu dia. Com eles posso cumprir a meta? É sempre bom deixar uma margem de erro.

Prioridades

Cada tipo de prioridade deve consumir uma porcentagem do meu tempo. Tendo em vista isso, estou distribuindo os pomodoros entre as tarefas adequadamente? Quais tarefas podem ou não consumir mais de um pomodoro?

Passo-a-passo da Técnica Pomodoro somada com Scrummy e Priorização

1. Listar: liste todas as tarefas no Registro de Tarefas (Backlog).
2. Ordenar: ordene as tarefas que deve fazer primeiro, de acordo com sua prioridade. Coloque na tarefa uma estimativa de quantos pomodoros ela consumirá, analisando se está adequado à sua prioridade.
3. Eleger: eleja na reunião de planejamento (sprint plan) as tarefas que devem ser ativadas no sprint atual e na reunião de início de jornada (daily meeting), através da meta de produção, quais as tarefas do dia, sempre em ordem prioritária.
4. Fazer: faça as tarefas usando a técnica pomodoro.
5. Registrar: registre qualquer nova tarefa que aparecer, colocando-a no Registro de Tarefas caso puder aguardar o próximo sprint. Caso seja uma prioridade 4 (P4) ou prioridade 3 (P3) coloque-a no sprint atual como “tarefa fura-fila”. Registre também suas interrupções e quantos pomodoros foram utilizados em cada tarefa, verificando se cumpriu a estimativa.
6. Repetir: repita os passo anteriores até o final do sprint.

Enfim…

A Técnica Pomodoro, em seu conceito de gestão de tempo, pode ser resumida em 05 palavras: simplificar, dividir, organizar, concentrar e premiar. Simplifique suas tarefas encaixando-as em pomodoros de 25 minutos, divida seu tempo de intervalo ao longo do dia inteiro, organize a interferência às tarefas dentro dos intervalos ou em um pomodoro específico, concentre-se e mantenha o foco por 25 minutos e produza mais e melhor, premeie-se com intervalos ao final de cada tarefa e faça seu tempo render mais. Somando essa nova metodologia de gestão de tempo e gestão de tarefas às já vistas aqui no Blog da Imagética (o que devo fazer primeiro e como fazer as coisas serem feitas) você e sua equipe com certeza serão mais produtivos, executarão as tarefas e às entregarão no prazo.

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