4 minutos

A gestão de tempo  é uma área organizacional que visa não só aumentar a produtividade (eficiência, fazer rápido), mas em distribuir melhor o tempo no que é mais relevante. Se muitas de suas tarefas surgem “pra ontem”, é sinal de que você precisa otimizar sua gestão de tempo pessoal, ou de sua equipe! Fazendo apenas coisas urgentes você fica com pouco tempo para dedicar-se aquilo que é realmente importante.

Um fazendeiro não pode viver de apagar incêndios. Ele deve planejar o crescimento da fazenda, semear, colher… Os focos de incêndio devem ser combatidos, e as razões pelas quais eles surgem minimizadas.

Os incêndios são as tarefas urgentes que surgem, mesmo que sem grande importância. Elas muitas vezes o impedirão de dedicar tempo às tarefas importantes, e estas acabarão ficando com prazo mais apertado, por consequência, mais urgentes na hora em que forem iniciadas. Isso é um ciclo vicioso! E como sair disso?

Entendendo as diferenças: 03 conceitos básicos na gestão de tempo

A gestão de tempo se apoia nos conceitos de urgência, importância e prioridade. No dia-a-dia esses conceitos podem se confundir sem maiores problemas, mas na gestão de tempo eles são bem diferentes:

Importância

Importância é o quanto a tarefa agrega, seja às outras tarefas, à empresa, a você. Ou seja, a quantidade de benefícios que aquilo trará. Se 4 outras tarefas dependem de uma tarefa X, a tarefa X tem grande importância para o trabalho. Uma tarefa pode ser extremamente importante, mas sem data definida, não precisa ser feita nos próximos dias, não tem urgência. A importância de uma tarefa nunca variará: se ela é importante, sempre será importante, se não é, nunca será. O que pode variar é sua urgência.

Urgência

Urgência é um conceito exclusivamente relacionado ao tempo. “O tempo urge”! Se uma tarefa tem uma data limite próxima, isso aumenta sua urgência. Caso sequer tenha data, sua urgência é baixa. As coisas “para ontem” são urgentes, e isso não quer dizer que sejam importantes, apenas que devem ser feitas logo, ou perdem seu sentido / prazo. Algo que não tem urgência, caso seja deixado de lado ou fuja do controle, virará urgente conforme sua data limite aproximar-se. Isso não a tornará mais importante, apenas mais urgente, e afetará sua prioridade.

Prioridade

Prioridade de uma tarefa é definida pela relação entre sua importância e sua urgência. Devemos executar primeiro as tarefas de maior prioridade, mas não necessariamente são as tarefas que devem receber mais atenção (mais tempo), apenas as que merecem atenção imediata.

Como definir prioridades: O que devo fazer primeiro

Observe a tabela abaixo, uma matriz “urgência x importância”:

Urgência x Importância

	Urgente	Não Urgente
Importante	Prioridade 4	Prioridade 2
Não Importante	Prioridade 3	Prioridade 1

A ordem de execução das tarefas, de acordo com a prioridade, fica assim:

1. Prioridade 4: Tarefas que são urgentes e são importantes (acrescentam valor e tem aplicação imediata).
2. Prioridade 3: Tarefas que são urgentes e não são importantes (não acrescentam valor, mas tem aplicação imediata).
3. Prioridade 2: Tarefas que não são urgentes e são Importantes (acrescentam valor, mas não tem aplicação imediata). Se forem negligenciadas, com o passar do tempo, podem virar prioridade 4.
4. Prioridade 1: Tarefas que não são urgentes e não são importantes (nem acrescentam valor, nem tem aplicação imediata). Se forem negligenciadas, com o passar do tempo, podem virar prioridade 3.

No entanto, observemos a mesma matriz, agora com a distribuição do tempo delegado a cada área:

Distribuição de Tempo por Prioridade

	Urgente	Não Urgente
Importante	Prioridade 4: 20%	Prioridade 2: 60%
Não Importante	Prioridade 3: 15%	Prioridade 1: 5%

Prioridade 4

Tarefas que são urgentes e são importantes deveriam consumir 20% de seu tempo.

Demanda: Faça! Aqui é uma crise, não há o que esperar, faça, faça bem feito, faça você mesmo e faça logo! No entanto programe-se melhor, pois uma tarefa importante deve ser planejada e feita com a atenção necessária.

Prioridade 3

Tarefas que são urgentes e não são importantes deveriam consumir 15% de seu tempo.

Ilusão: Delegue! Essas podem facilmente serem confundidas com importantes, mas são apenas urgentes. É preciso diagnosticar tarefas assim, pois elas podem abrir mão da sua atenção pessoal, apenas precisam ser feitas logo. Verifique se de fato precisa ser feita, caso sim, se pode ser passada para alguém da equipe com mais tempo.

Prioridade 2

Tarefas que não são urgentes e são Importantes deveriam consumir 60% de seu tempo.

Realização: Planeje! Fazer as coisas com calma é o sonho de todo mundo, mas isso requer planejamento. Guarde tempo para fazer o importante, planeje com calma e execute com precisão.

Prioridade 1

Tarefas que não são urgentes e não são importantes deveriam consumir 05% de seu tempo.

Distração: Elimine! Se não é urgente e nem importante, pode até ser que nem seja uma tarefa de verdade. Será que precisa mesmo ser feito? Na dúvida, se for fazer, resolva rápido…

Enfim…

Priorizar suas tarefas de acordo as respectivas urgências e importâncias é o primeiro passo para organizar melhor seu tempo, e dedicar a quantidade de tempo adequada a cada tipo de prioridade é o segredo para uma melhor gestão de tempo. O passo seguinte é aplicar técnicas especificas de gestão de tempo, como os métodos 5 pra 1 ou de gestão de tarefas.