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“Tenho tantas coisas para fazer que nem sei por onde começar.” “Parece que ninguém percebe o tanto de coisas que eu faço.” “Não sei como está o meu desempenho em relação a minha meta de produção.” “O que é meta de produção?” Se você já pensou ou disse qualquer uma das frases anteriores, você precisa otimizar a sua gestão de tarefas pessoal, ou da sua equipe.

Os dois prontos críticos quando alguém tem muitas atribuições são o controle sobre as tarefas (suas, de sua equipe ou de seus auxiliares) e o cumprimento do prazo estipulado para essas tarefas. Esses dois fatores se relacionam diretamente e existem várias maneiras de equilibrá-los dentro de um cenário positivo.

Batizamos o método que utilizamos para gestão de tarefas, e que estimulamos ser adotado dentro de nossos clientes, de SCRUMMY, por ser baseado no SCRUM, uma metodologia ágil para gerenciamento de projetos, agregando a ela o uso do KANBAN BOARD, uma ferramenta para visualização de fluxos de trabalho. Essa união deixa o SCRUMMY com 04 pontos de vantagem em sua adoção:

1. É simples: Após observar um sprint (ciclo de tarefas), mesmo um simulado, seu funcionamento já é compreendido, sem demoras ou complicações.
2. Tem apenas 02 regras: Poucas regras, simples e claras, tornam essa metodologia aplicável até por crianças. É algo que pode ser explicado e implementado imediatamente.
3. É objetivo: O foco é listar tudo que deve ser feito, priorizar o que deve ser feito primeiro e entregar o produto final.
4. É visual: Tanto a equipe quanto o coordenador consegue rapidamente ver o que há pra fazer; o que está em andamento; o que está impedido, o que o impede e como isso será solucionado; o que está concluído e como está a produtividade em relação à meta. Basta olhar.

O que preciso para organizar minhas tarefas com o SCRUMMY?

Para implementar o SCRUMMY em sua empresa (ou em casa, faculdade, onde quer que seja) você irá precisar apenas de 3 itens:

1) Canvas para SCRUMMY

Você precisará de um espaço onde possa dividir as tarefas pelo seu status. Pode ser uma parede, um quadro branco, uma janela, a porta de um armário, qualquer coisa que fique exposta no seu local de trabalho ou onde trabalhe a equipe envolvida.

Você pode baixar nosso modelo de canvas e imprimi-lo em formato A3 ou A4 (recomendamos emplastificá-lo para aumentar a durabilidade) e fixá-lo na parede, ou desenhar seu canvas no local escolhido seguindo o layout do nosso modelo.

2) Post-Its Coloridos

Não precisa de várias cores, apenas de duas bem contrastantes: uma para tarefas (pode ser aquele amarelinho mais comum) e outra para impedimentos (sugerimos o vermelho, que pela psicologia da cor já carrega o sentido de alerta).

3) Canetas

Se você está implementando o SCRUMMY individualmente, tudo certo: você levanta as tarefas, as programa e dá seguimento na execução. No entanto, caso você esteja implementando para uma equipe, é interessante que cada integrante esteja com sua caneta e anote suas tarefas, para que tenham sua letra e já sejam desde o nascimento associadas ao seu proprietário.

Entendendo o Canvas: Status das Tarefas

O Registro de Tarefas (Backlog):

Todas as tarefas devem ser registradas em post-its individuais, mesmo as que não serão feitas nos próximos sprints, e o local onde as tarefas nascem é aqui. Quando houver a reunião de planejamento do sprint essa tarefa pode vir a ser ativada, ou continuar no registro de tarefas aguardando ativação.

Para criar as tarefas vamos abordar a 1ª Regra do SCRUMMY: “toda tarefa gera um produto que deve ser entregue para alguém“! Esse alguém pode até ser você mesmo, o dono da tarefa. O importante é observar que se uma tarefa tem mais de um produto é sinal de que ela deve ser dividida em sub-tarefas, ou sub-etapas. Tarefas complexas devem ser quebradas em etapas simples, a fim de que sua execução também seja simplificada.

A Fazer (To Do List):

Uma vez que tenha sido determinado o tempo do sprint (geralmente uma ou duas semanas), durante a reunião de planejamento, todas as tarefas que forem ativadas tornam-se tarefas a fazer. É interessante que os post-its delas sejam posicionados já por ordem de prioridade, estabelecida de acordo com sua importância e urgência, conforme vimos no post  Gestão de Tempo: O que devo fazer primeiro?, sendo executadas primeiro as tarefas com prioridade mais alta.

Em andamento:

Aqui mora a 2ª Regra do SCRUMMY: “só se faz uma coisa de cada vez”. “Ah, mas eu faço várias coisas ao mesmo tempo.” Na verdade, em relação às suas tarefas, não faz. Você até pode alternar entre várias tarefas, mas para uma tarefa no momento que começa a fazer outra. Essa outra tarefa tornou-se um impeditivo para a tarefa que estava em andamento, e impeditivos devem ser evitados, especialmente tarefas “fura-fila”. Em resumo, apenas só pode haver um post-it como tarefa em andamento.

Tarefas “fura-fila” são tarefas que não foram previstas na fase de planejamento de sprint, e quando entram no radar já surgem com urgência alta, tendo prioridade 4 ou 3. Um sprint com alta incidência de tarefas “fura-fila” pode indicar negligência na fase de planejamento ou a existência de um fator (ou pessoa) causando desfocamento do trabalho. Isso deve ser diagnosticado e minimizado, mas sempre é interessante deixar algum tempo do sprint para imprevistos.

Impedido:

Algumas vezes uma tarefa não pode ser executada devido a um impedimento, e isso deve ser levantado. O impedimento é sinalizado com um post-it contrastante, colado sobre o post-it da tarefa impedida, dizendo o que a impede de prosseguir.

Um impedimento gera automaticamente uma nova tarefa, que visa remover o impedimento do fluxo, a tarefa desimpeditiva, que possui a mesma cor do impedimento.

Por exemplo, se você precisa da informação de um outro setor para uma TAREFA X ser concluída, não ter essa informação é o impedimento. Cobrar que alguém do setor mande essas informações é a tarefa desimpeditiva. O produto da tarefa desimpeditiva é a informação que faltava do outro setor, que quando for entregue a você fará a tarefa desimpeditiva assumir o status de concluída. Isso eliminará o impedimento e reativará a TAREFA X para o status de “em andamento” ou “a fazer”.

O que não é impedimento:

• Se o impedimento é a dependência de um outra tarefa sua, isso é um erro de ordenação na linha de tarefas. Reveja a prioridade e troque a ordem dos post-its ao invés de colocar um impedimento. No entanto, se for a tarefa de outra pessoa, isso deve ser colocado sim como impedimento.
• Uma tarefa não iniciada devido a outra tarefa já estar em execução. Se isso procedesse, todas as tarefas a fazer estariam impedidas, já que só podem ser executadas após a tarefa atualmente em andamento ser concluída. Isso não faria sentido!

Concluído

Quando uma tarefa é terminada, seu estado passa a ser concluído. Mas vale lembrar a 1ª Regra do SCRUMMY: “toda tarefa gera um produto que deve entregue para alguém”! O post-it  de uma tarefa só pode ser colocado como tarefa concluída quando o produto que foi feito relacionado a ela tiver sido entregue ao destinatário correto.

Por exemplo, em uma tarefa de “fazer levantamento de imagens que precisam ser trocadas em um site”, a tarefa só estará concluída quando esse levantamento, que é o produto da tarefa, for enviado para quem o solicitou, ou para quem precisa dele em uma outra tarefa, ou seja, seu destinatário. Isso serve para evitar que tarefas fiquem no “limbo”, quando o produto da tarefa foi concluído, mas não foi encaminhado e não teve sua sequência ativada, interrompendo o fluxo de trabalho. Ou seja, evitar a situação em que você fez, mas esqueceu enviar ou de avisar que fez a quem interessava.

Um detalhe aqui é que, em alguns casos, a tarefa precisa de uma aprovação. Ainda no exemplo acima, o levantamento de imagens que precisam ser trocadas em um site precisa ser conferido por um supervisor antes de ser enviado ao webmaster responsável pela substituição. O produto dessa tarefa fica “em verificação”, o que é um impedimento para sua conclusão. O produto então é enviado para o supervisor, gerando a tarefa desimpeditiva “cobrar aprovação do supervisor”, que irá remover o impedimento ao ser concluída. Caso esteja tudo ok, a listagem é enviada ao webmaster e seu status passa a ser concluído. Se houver correções, a tarefa passa a ser impedida por estas alterações pendentes, gerando nova tarefa desimpeditiva (corrigir listagem), e assim o fluxo segue.

Reuniões de Planejamento (Sprint Plan)

A primeira parte da implementação do SCRUMMY é planejar o sprint. As reuniões de planejamento marcam o fim de um sprint e início do próximo, devem durar no máximo meia hora e isso é feito seguindo 07 passos:

1. Delimitar qual será a duração do sprint, geralmente 1 ou 2 semanas.
2. Levantar todas as tarefas a serem feitas e inserí-las no banco de tarefas, com seu título, proprietário, produto e destinatário.
3. Analisar as tarefas uma a uma, para verificar se elas seguem as 02 regras do scrummy.
4. Atribuir importância e urgência (caso tenha uma data limite, colocá-la), para definir sua prioridade.
5. Ativar as tarefas que serão executadas naquele sprint, colocando-as ordem prioritária (consulte como definir prioridades no post Gestão de Tempo: O que devo fazer primeiro?).
6. Revisar para procurar por impedimentos iniciais, o que seria um sinal de falta de alguma tarefa ou erro de ordenação.
7. Definir meta de produção, dividindo a quantidade de tarefas pelos dias / horas trabalhadas.

Depois que o SCRUMMY já foi implementado, a nova reunião de planejamento ocorre no fechamento do sprint, para revisar o sprint concluído e planejar o sprint seguinte. Isso altera um pouco os passos da reunião:

1. Verificar as tarefas concluídas uma a uma, para certificar-se de que foram realizadas a contento e se seus produtos foram de fato entregues aos seus destinatários, se geram ou não uma nova tarefa para o banco de tarefas, e só então removê-las do canvas.
2. Analisar as tarefas que permaneceram no canvas, para descobrir por que não foram concluídas, se devem permanecer no próximo sprint sob o mesmo responsável, se serão transformadas em outra tarefa, eliminadas ou reativadas e o que será feito para evitar que isso se repita no próximo sprint.
3. Levantar se há novas tarefas a serem acrescentadas ao banco de tarefas, certificar-se de que todas tem título, proprietário, produto e destinatário e que seguem as 02 regras do scrummy.
4. Atribuir às novas tarefas importância e urgência (caso tenha uma data limite, colocá-la), para definir sua prioridade.
5. Ativar as tarefas que serão executadas no próximo sprint, colocando-as ordem prioritária, inclusive as tarefas oriundas do passo 02.
6. Revisar para procurar por impedimentos iniciais, o que seria um sinal de falta de alguma tarefa ou erro de ordenação.
7. Definir a nova meta de produção, dividindo a quantidade de tarefas pelos dias / horas trabalhadas, levando em conta se a meta foi batida, cumprida ou quebrada no sprint anterior.

Reuniões de Início de Jornada (Daily Meeting)

Enquanto a reunião de planejamento leva meia hora, a reunião de início de jornada não toma mais que dez minutos. Ela é feita diariamente, antes de ser iniciado o trabalho da equipe, e é dividida em 03 perguntas:

1. O que foi feito ontem? Essa pergunta serve tanto para parabenizar a produtividade da equipe como para que uma tarefa que dependesse de algo concluído possa ir em frente. Também auxilia a verificar o cumprimento da meta de produção.
2. O que não pôde ser feito ontem? Ao verificar um impedimento a solução pode estar com outro membro da equipe e também pode ser observado se a tarefa desimpeditiva gerada é realmente a mais adequada. Outro aspecto importante é levantar se algo que tinha uma data limite não foi negligenciado.
3. O que será feito hoje? Verifica se além das tarefas previstas pela meta de produção há alguma tarefa que tenha data limite para hoje ou se surgiu alguma tarefa “fura-fila”.

Enfim…

O SCRUMMY é uma metodologia visual, objetiva e simples de gestão de tarefas, para que elas sejam concluídas no prazo, se valendo de um canvas com 5 áreas, post-its e apenas 2 regras. Somando essa metodologia de gestão de tarefas com técnicas de gestão de tempo você pode obter resultados surpreendentes, aumentando sua produtividade e de sua equipe.